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Come scrivere una mail commerciale

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Scrivere una mail commerciale o usare i social per comunicare con un partner o per inviare una richiesta? I social e le app di messaggistica come Messenger e Whatsapp sono molto utilizzate, ma come è accaduto qualche giorno fa dove Facebook e Whatspp erano in down in tutto il mondo (vedi Corriere) , sicuramente sarà partito il panico collettivo per le pagine aziendali e per quel messaggio che aspettavamo con tanto di allegato.

Nonostante i social si siano inseriti a pieno titolo per la comunicazione tra liberi professionisti e imprese, lo strumento più popolare resta senza dubbio la mail, (sperando non finisca nello spam).

 

A maggior ragione quando scriviamo una mail che ha come destinatario un’azienda a cui vorremmo fare una richiesta, la comunicazione attraverso le email resta lo strumento del futuro, soprattutto se immaginiamo una comunicazione con persone che non conosciamo e non ci hanno mai visto. C’è il rischio di scaturire un senso di diffidenza nel nostro papabile interlocutore, per questo, nell’era dell’attenzione, dobbiamo catturare la sua considerazione verso la nostra email.

Come scrivere una mail per lavoro e farla leggere

I motivi per cui decidiamo di scrivere una mail professionale possono essere svariati: dalla mail di presentazione dove inviamo un curriculum, una mail di candidatura spontanea, di lavoro e quindi decidiamo di scrivere una mail di collaborazione o una semplicissima mail di richiesta di informazioni.

 

Bene, ma come possiamo scrivere una mail con una comunicazione efficace per intraprendere una relazione commerciale o dei tipi elencati sopra ed evitare che venga ignorata?

 

A parte le classiche intestazioni “Alla cortese attenzione del signor Rossi o Spettabile azienda” ci sono alcune cose che non vanno sottovalutate quando decidiamo di scrivere una email formale a destinatari che non ci conoscono. Quindi, giochiamoci tutte le opportunità per abbassare le probabilità che il nostro tentativo di metterci in contatto non venga eluso.

 

Come scrivere una mail commerciale e destare interesse

 

L’oggetto della mail

L’oggetto della mail è importantissimo per incuriosire il destinatario.

Utilizza poche parole per stimolare la domanda “Chi sarà e cosa vorrà?” e far continuare la lettura con l’apertura.

 

Esempio:

Oggetto: proposta di collaborazione

 

Nell’email marketing viene spesso utilizzato il RE: per aumentare l’Open Rate per mettere il dubbio che precedentemente sia intercorsa una conversazione con quella mail.

 

Adesso, non dobbiamo usare questi trucchi perché non stiamo mandando una email automatizzata inserita in un funnel, ma siamo noi in carne ed ossa che stiamo scrivendo il nostro testo dedicato al nostro destinatario, a meno che non voglia riutilizzarlo per altri, (e spero di no).

 

Il corpo della mail

Il corpo della mail è importante scegliere il Tone of Voice che da quel momento in poi sarà l’unico che utilizzeremo con il destinatario, a meno che dopo uno scambio di email o una telefonata non ci si metta a proprio agio con un tono che vada bene ad entrambe le parti.

 

Sfortunatamente il destinatario non ci conosce e possiamo compiere delle azioni pre-invio o post-invio come aggiungere sui social come Linkedin, Twitter o Facebook.

Se farlo prima o dopo è una scelta che spetta a chi invia la mail, non c’è una regola assoluta. Devi provare. Attraverso i social si potrà mantenere un maggior contatto, e passare dall’informalità a un tono meno reverenziale.  A te la scelta.

 


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Esponi il motivo della mail

Non commettere l’errore di iniziare a raccontare tutta la genesi “In principio era il Verbo” ma sii esauriente e chiaro sin dall’inizio.

Se siamo abituati ai tweet e allo spazio limitato che il web ci offre per dare immediatezza a ciò che vogliamo dire, non dimenticare questa regola anche se lo spazio email ci concede maggior possibilità di inserire caratteri, allegati, video, gif ed emoticons.

 

Spiega in fase di attacco COME hai avuto questa mail, se hai letto un annuncio, se hai trovato informazioni sul sito aziendale e PERCHÉ hai deciso di contattarli.

Cerca di farlo in un periodo breve, dai una spaziatura andando a capo e nel paragrafo successivo puoi addentrarti sui motivi su citati entrando nel dettaglio.

 

Esempio:

“Buongiorno signor Rossi, sono il signor Bianchi e la contatto perché ho trovato la sua mail nella sezione contatti del vostro sito. Ho una proposta che ho pensato che potrebbe interessare alla sua azienda che ho visto si occupa di…

Io mi occupo di… e vorrei proporle una collaborazione che sia utile per entrambi”.

 

Con questo esempio viene mostrato che la tua presentazione non deve essere focalizzata su chi scrive, ma sull’azienda destinataria della mail. Leggere il sito, cosa fanno e come lo fanno. Intercettare i loro bisogni e chiedersi se la nostra proposta può essere un valore aggiunto. Solo così, prima di inviare una mail di collaborazione, potremo essere certi che avviare una negoziazione non è stata poi una cattiva idea.


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Dopo aver appreso il maggior numero di informazioni, potrai adattare il corpo testo della mail, l’oggetto e persino i saluti finali al tuo futuro partner commerciale.

Direttore responsabile del Settimanale online PugliaNext. Giornalista, si occupa di web, graphic design e copywriting.